ERP Là Gì? Ứng Dụng Phần Mềm ERP Để Quản Trị

ERP là thuật ngữ mà trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, chắc hẳn doanh nghiệp nào cũng đều biết đến nhưng chưa thực sự ứng dụng tốt ERP để quản trị. Vậy hệ thống ERP là gì mà đang ngày càng trở nên phổ biến và có vai trò trở thành bí quyết quản trị doanh nghiệp của rất nhiều đơn vị hiện nay?

 

ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) hay hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, là một hệ thống phần mềm mô-đun được thiết kế để tích hợp các khu vực chức năng chính của quy trình kinh doanh của một tổ chức thành một hệ thống thống nhất. 

Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) có thể sử dụng để thu thập, lưu trữ, quản lý và giải thích dữ liệu từ nhiều doanh nghiệp các hoạt động, bao gồm: Kế hoạch sản phẩm, chi phí, Sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, Marketing và bán hàng, Quản lý hàng tồn kho, Vận chuyển và thanh toán.

>>> Bật mí 12 cách quản lý kho hàng hiệu quả

Những yếu tố trong ERP

Một hệ thống ERP bao gồm các thành phần phần mềm cốt lõi, thường được gọi là các mô-đun, tập trung vào các lĩnh vực kinh doanh thiết yếu như tài chính kế toán, nhân sự, quản lý sản xuất và vật liệu, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý chuỗi cung ứng. Các tổ chức chọn mô-đun cốt lõi sẽ sử dụng dựa trên cơ sở nào quan trọng nhất đối với hoạt động kinh doanh cụ thể của họ.

Điểm khác biệt giữa phần mềm ERP với các phần mềm mục tiêu độc lập khác, điều mà nhiều nhà cung cấp và nhà phân tích ngành công nghiệp gọi là giải pháp tốt nhất – là một cơ sở dữ liệu trung tâm phổ biến mà các mô-đun phần mềm ERP khác nhau truy cập thông tin, một số được chia sẻ với các mô-đun khác liên quan đến một quy trình kinh doanh nhất định.

Điều này có nghĩa là các công ty sử dụng ERP phần lớn được lưu từ việc phải thực hiện các mục nhập kép để cập nhật thông tin vì hệ thống chia sẻ dữ liệu, từ đó cho phép độ chính xác và hợp tác cao hơn giữa các bộ phận của tổ chức.

Các tùy chọn triển khai ERP bao gồm tại cơ sở, đám mây hoặc kết hợp cả hai, được gọi là hybrid, chẳng hạn như với nền tảng và cơ sở hạ tầng như một dịch vụ. Mặc dù ERP trong lịch sử đã được liên kết với các triển khai đắt tiền, nguyên khối, từ đầu đến cuối, các phiên bản đám mây hiện tại cho phép triển khai dễ dàng hơn, mà SMB (các công ty vừa và nhỏ) đang tận dụng với số lượng lớn hơn.

>>> CRM là gì? Top 10 phần mềm CRM tốt nhất

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng ERP

Một số hệ thống ERP cũng cung cấp các khả năng thế hệ tiếp theo, như AI, IoT và phân tích nâng cao, để thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số.

Các doanh nghiệp thường chuyển sang một hệ thống ERP khi họ phát triển vượt trội so với các phần mềm quản lý thông thường và cần các khả năng thống nhất của hệ thống ERP để cho phép tăng trưởng cũng như quản trị doanh nghiệp. Cũng như nhiều sản phẩm công nghệ, định nghĩa cụ thể về yếu tố cấu thành ERP có thể khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp.

ERP cung cấp một cái nhìn tổng hợp về các quy trình kinh doanh cốt lõi, thường là trong thời gian thực, sử dụng chung cơ sở dữ liệu được duy trì bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống ERP theo dõi tài nguyên kinh doanh: tiền mặt, nguyên vật liệu, năng lực sản xuất và tình trạng cam kết kinh doanh.

Các ứng dụng tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu trên các phòng ban khác nhau cung cấp dữ liệu. ERP tạo điều kiện cho luồng thông tin giữa tất cả các doanh nghiệp chức năng và quản lý các kết nối với các bên liên quan bên ngoài.

Phần mềm ERP được coi là một công cụ tổ chức quan trọng vì nó tích hợp đa dạng hệ thống tổ chức và kiểm soát các giao dịch và sản xuất không xảy ra lỗi. Tuy nhiên, ERP phát triển hệ thống khác với phát triển hệ thống truyền thống. Hệ thống ERP chạy trên nhiều cấu hình phần cứng và mạng máy tính, thường sử dụng cơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin.

>>> Cách Quản Lý Chi Phí Kinh Doanh Hiệu Quả

Lợi ích của phần mềm ERP

ERP có thể cải thiện chất lượng và hiệu quả của doanh nghiệp. Bằng cách giữ cho các quy trình kinh doanh nội bộ của công ty hoạt động trơn tru, ERP có thể cho kết quả đầu ra tốt hơn, mang lại lợi ích cho công ty, chẳng hạn như trong dịch vụ khách hàng và sản xuất:

• ERP hỗ trợ quản lý cấp trên bằng cách cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
• ERP tạo ra một công ty nhanh nhẹn hơn, thích nghi tốt hơn để thay đổi.
• ERP làm cho một công ty linh hoạt hơn và cấu trúc ít cứng nhắc hơn để các thành phần tổ chức hoạt động gắn kết hơn, tăng cường kinh doanh bên trong và bên ngoài.
• ERP có thể cải thiện bảo mật dữ liệu. Một hệ thống kiểm soát chung, chẳng hạn như loại được cung cấp bởi các hệ thống ERP, cho phép các tổ chức khả năng dễ dàng hơn để đảm bảo dữ liệu chính của công ty không bị xâm phạm.

ERP cung cấp cơ hội hợp tác tăng lên. Dữ liệu có nhiều dạng trong doanh nghiệp hiện đại: tài liệu, tập tin, hình thức, âm thanh và video, email. Thông thường, mỗi phương tiện dữ liệu có cơ chế riêng cho phép hợp tác.

ERP cung cấp một nền tảng hợp tác cho phép nhân viên dành nhiều thời gian hơn hợp tác về nội dung thay vì làm chủ đường cong học tập giao tiếp ở nhiều định dạng khác nhau trên các hệ thống phân tán.

ERP cung cấp rất nhiều lợi ích, hầu hết trong số đó đến từ việc chia sẻ thông tin và tiêu chuẩn hóa. Bởi vì các thành phần ERP có thể chia sẻ dữ liệu dễ dàng hơn các hệ thống khác nhau, chúng có thể làm cho các quy trình kinh doanh giữa các bộ phận dễ dàng quản lý hơn trên cơ sở hàng ngày.

Họ cũng có thể cho phép hiểu biết sâu sắc hơn về dữ liệu, đặc biệt là với các công nghệ mới hơn mà nhiều hệ thống ERP đang bao gồm, chẳng hạn như phân tích mạnh mẽ, học máy và khả năng IoT công nghiệp.

Xem thêm: BSC Là Gì? Ứng Dụng Của Thẻ Điểm Cân Bằng

Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm ERP

Nhiều người coi phần mềm ERP là một yêu cầu đối với các doanh nghiệp – đặc biệt là các chức năng kinh doanh cốt lõi như tài chính – và điều tương tự cũng đúng đối với việc phát triển SMB (các công ty vừa và nhỏ).

Khối lượng dữ liệu khổng lồ mà các công ty tạo ra, cùng với sự phức tạp của bối cảnh kinh doanh toàn cầu và nhu cầu của người tiêu dùng hiện đại, đã khiến việc hợp lý hóa các quy trình kinh doanh, quản lý và tối ưu hóa dữ liệu ngày càng trở nên quan trọng. Một hệ thống phần mềm ERP thường là cốt lõi của các khả năng đó.

Ưu điểm của ERP:

• Có thể tiết kiệm chi phí trong thời gian dài bằng cách hợp lý hóa các quy trình.
• Cung cấp một hệ thống thống nhất có thể giảm chi phí liên quan đến CNTT và chi phí đào tạo người dùng cuối.
• Cho phép khả năng hiển thị lớn hơn vào vô số lĩnh vực kinh doanh, chẳng hạn như hàng tồn kho, rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Cho phép báo cáo và lập kế hoạch tốt hơn do dữ liệu tốt hơn.
• Cung cấp sự tuân thủ và bảo mật dữ liệu tốt hơn, cùng với dữ liệu được cải thiện, sao lưu và khả năng kiểm soát quyền của người dùng.

Nhược điểm của ERP:

• Chi phí trả trước cao.
• Có thể khó thực hiện vì cần kiến thức về CNTT
• Yêu cầu quản lý thay đổi trong và sau khi thực hiện.
• Các mô-đun ERP cơ bản, cốt lõi có thể kém tinh vi hơn so với phần mềm độc lập được nhắm mục tiêu cụ thể. Các công ty có thể yêu cầu các mô-đun bổ sung để kiểm soát nhiều hơn và quản lý tốt hơn các lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như chuỗi cung ứng hoặc khả năng quan hệ khách hàng.

Các nhà cung cấp phần mềm ERP

Có nhiều nhà cung cấp ERP với nhiều chức năng và các tùy chọn triển khai tại cơ sở hoặc trên nền tảng đám mây. Các nền tảng được triển khai rộng rãi nhất là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics, tất cả đều có thương hiệu về hệ thống ERP và các tùy chọn để triển khai ERP tại cơ sở và đám mây. Khách hàng của họ bao gồm từ các doanh nghiệp lớn đến SME.

Các nhà cung cấp hàng đầu khác bao gồm Epicor Software Corp, Infor, IFS World, Sage Software Inc., Syspro USA, IQMS và QAD Inc. Các nhà cung cấp ERP đám mây hàng đầu bao gồm NetSuite Inc., Kenandy Inc., Acumatica Inc. và Plex.

Nhiều nhà cung cấp ERP nhỏ hơn cung cấp phần mềm xử lý các quy trình kinh doanh phổ biến, cũng như các chức năng tập trung vào các ngành cụ thể như sản xuất, bán lẻ, chăm sóc sức khỏe hoặc khu vực công.

Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng được tích hợp trong phần mềm ERP để tối ưu hóa quy trình lưu kho hàng hóa.

Hỗ trợ hệ thống ERP

Các nhà cung cấp phần mềm ERP có nhiều mô hình hỗ trợ cho các hệ thống ERP tùy thuộc vào hợp đồng cấp phép với khách hàng. Các dịch vụ hỗ trợ thường có nhiều cấp độ – từ hỗ trợ qua điện thoại đến tư vấn – và các chi phí liên quan và bao gồm các dịch vụ như sửa lỗi, giải quyết sự cố, cập nhật và hỗ trợ nâng cấp.

Các hệ thống Cloud ERP tự động cập nhật các khu vực như vá lỗi đã giúp giảm chi phí dịch vụ cho các công ty. Các dịch vụ hỗ trợ thường được xử lý bởi các nhà cung cấp ERP, mặc dù có các công ty độc lập cung cấp hỗ trợ của bên thứ ba cho các hệ thống ERP của một số nhà cung cấp.

Hi vọng rằng bài viết trên của Uplevo đã giúp bạn có thêm kiến thức để ứng dụng trong việc quản trị doanh nghiệp của mình!

Tìm hiểu thêm các kiến thức về Kinh Doanh, Khởi Nghiệp và Marketing tại Uplevo