Trước xu hướng phát triển ngày càng mạnh mẽ của Công nghệ thông tin cùng các giao dịch điện tử như hiện nay, hóa đơn điện tử đã dần tiếp cận được vào thị trường của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, nếu để xét trên mặt bằng chung, đây vẫn là hình thức rất mới.
Đa số sự hiểu biết về hoá đơn điện tử của mọi người còn hạn chế, dễ gây ra những hiểu lầm và tiếp nhận thông tin sai lệch.
Vậy thực chất hóa đơn điện tử là gì? Việc phát hành và sử dụng loại hóa đơn này trong kinh doanh cần trải qua các bước cụ thể ra sao? Thấu hiểu những khó khăn này, bài viết được Uplevo chia sẻ sau đây sẽ giúp bạn nắm được những thông tin cơ bản về hoá đơn điện tử.
Nội dung chính trong bài viết
1. Hóa đơn điện tử là gì?
2. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử
3. Chuyển đổi hóa đơn điện tử
I. Hoá đơn điện tử là gì?
Có ba hình thức phát hành hóa đơn hiện nay, đó là: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử. Trong đó, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in được thể hiện dưới dạng hóa đơn giấy. Và hóa đơn điện tử được thể hiện dưới dạng điện tử.
Theo khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính đã giải nghĩa rằng: Hóa đơn điện tử (Electronic Billing) là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử.
Đặc biệt hơn, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Hoá đơn điện tử được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hiểu một cách đơn giản thì hóa đơn điện tử là một trong các loại chứng từ kế toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử tuân theo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn cam kết chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử được phát triển để thay thế hoạt động sử dụng các loại hóa đơn truyền thống của doanh nghiệp. Từ ngày 01-5-2011 các đơn vị, doanh nghiệp đã chính thức có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng Pháp luật quy định.
Kể từ khi hoá đơn điện tử xuất hiện đến nay đã là một trong những tính năng mới nhất trên thị trường. Giúp các doanh nghiệp và Tổng cục Thuế thực hiện các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác nhất.
1. Phân loại hoá đơn điện tử:
- Hoá đơn xuất khẩu
- Hoá đơn giá trị gia tăng
- Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn khác như: Vé, thẻ, tem,…
- Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, phiếu thu tiền vận chuyển hàng không,..
Những đặc điểm mang tính riêng biệt và vượt trội của hoá đơn điện tử chính là những ưu việt hơn của nó so với hoá đơn truyền thống. Một vài thế mạnh của loại hoá đơn này có thể được nêu ra như: tính bảo mật cao, tính khách quan, công khai, minh bạch. Đồng thời còn giúp giảm được đáng kể chi phí và thời gian kê khai thông tin của doanh nghiệp với cơ quan thuế vụ.
2. Điều kiện để tham gia, phát hành hoá đơn điện tử
Để tham gia vào hệ thống Hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện sau:
- Đã được cấp mã số thuế và đang hoạt động
- Có chữ ký số theo quỵ định của pháp luật
- Truy cập và sử dụng mạng Internet
3. Điều kiện để hoá đơn điện tử được công nhận
- Trong hoá đơn điện tử các thông tin có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
- Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn. Tính toàn vẹn của hoá đơn điện tử được thể hiện là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị.
Lưu ý:
- Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương với loại hóa đơn giấy truyền thống trong các hoạt động thương mại và kinh doanh (Điều 2 Thông tư 32/2011/TT-BTC).
- Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
4. Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn
Để phát hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, bao gồm:
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (soạn thảo theo mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới cơ quan quản lý thuế
Tuy nhiên, hiện nay chưa có sự thống nhất cũng như một quy chuẩn nhất định về quy trình tiếp nhận thông báo Phát hành hoá đơn điện tử giữa các cục thuế, chi cục thuế. Do đó, để đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu quy trình tiếp nhận để tránh xảy ra các thiếu sót.
>>> Các Loại Thuế Doanh Nghiệp Hiện Hành Tại Việt Nam
II. Hướng dẫn đăng ký hóa đơn điện tử
1. Lập hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử được lập tại hệ thống phần mềm lập hoá đơn điện tử, phụ trách bởi người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn). Sau đó, để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử, người bán hàng truy cập vào chương trình hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn.
2. Gửi hoá đơn
Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử giữa hai bên, cụ thể là từ bên bán sang bên mua. Hiện nay có hai cách gửi hoá đơn:
- Gửi trực tiếp: Truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử như Hóa đơn điện tử Viettel, Hóa đơn điện tử VNPT, Hóa đơn điện tử BKAV…
3. Xử lý đối với hóa đơn được thiết lập
Việc điều chỉnh, hủy hóa đơn điện tử phải được sự đồng ý và xác nhận của hai bên (bên bán + bên mua). Những hóa đơn đã điều chỉnh không được ghi số âm. Còn với hóa đơn hủy, phải được lưu giữ lại để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan kiểm toán – quản lý thuế, cơ quan nhà nước có thẩm quyển.
>>> Các Loại Hình Doanh Nghiệp Tại Việt Nam
III. Chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trong quá trình lưu thông, để thuận tiện người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình. Tuy nhiên với việc chuyển đổi này phải tuân thủ đúng các quy định như:
- Hoá đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Hóa đơn điện tử in ra giấy chỉ được in một lần. Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán và người thực hiện chuyển đổi cũng như thời gian thực hiện chuyển đổi.
- Phải có dòng chữ “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” trên hóa đơn giấy
Giá trị pháp lý của hoá đơn điện tử chuyển đổi sẽ được công nhận khi mà có đủ 3 điều kiện như trên.
Theo thông tin từ các tổ chức chính phủ, từ ngày 1/11/2020, 100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử.
Hoá đơn điện tử hiện nay đã trở thành một xu thế tất yếu. Giúp giảm bớt những phức tạp về thủ tục hành chính, giảm thiểu được các chi phí liên quan cho doanh nghiệp và các cơ quan thuế, nhà nước.
Thực tế cũng đã chứng minh đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp thời đại công nghệ. Vì thế còn lo ngại gì nữa mà không nhanh chóng áp dụng hình thức này cho doanh nghiệp của mình? Tuy nhiên trước khi quyết định phương án nào bạn cũng phải tìm hiểu kỹ càng và xây dựng kế hoạch cụ thể nhé.
Hy vọng rằng bài viết này đã mang lại những thông tin hữu ích và giải đáp cụ thể những thắc mắc của bạn về hoá đơn điện tử.
