Chắc hẳn chúng ta đều đã nghe qua về mã số SKU, nhưng thực tế nếu không thuộc chuyên môn thì không phải ai cũng hiểu hết về nó. Vậy cụ thể, SKU là gì? Tại sao mỗi sản phần cần có mã SKU? Đặc biệt là các nhà kinh doanh phải đặt mã SKU thế nào cho hiệu quả? Hãy cùng giải đáp tất cả những câu hỏi đó trong bài viết dưới đây.
Nội dung chính trong bài viết
1. SKU là gì?
2. Tại sao phải đặt mã vạch sản phẩm?
3. Hướng dẫn cách đặt mã SKU
4. Một số lưu ý về cách đặt mã
1. SKU là gì?
SKU là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stock-Keeping Unit. Dịch ra tiếng Việt nghĩa là “Đơn vị lưu kho”. Một cách dễ hiểu hơn nó là một loại mã bao gồm cả chữ và số dùng để phân loại các mặt hàng tồn kho. Nó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ, chứa đựng các thông số, thuộc tính, dấu hiệu đặc biệt để phân biệt giữa các mặt hàng với nhau.
Các mã này không được quy định cũng không được chuẩn hóa. Đặc biệt, số lượng SKU không bị giới hạn cho dù danh mục hàng hóa của bạn có mở rộng đến đâu.
Ngoài ra, SKU cũng dùng để chỉ một địa danh duy nhất hoặc một đoạn mã tương ứng đơn vị lưu kho. Có nghĩa, ví dụ bạn có hai nhà kho riêng biệt, mỗi sản phẩm giống nhau ở hai kho sẽ có SKU khác nhau. Điều nay giúp cho việc quản lý hàng hóa trở nên chính xác và minh bạch hơn. Thêm vào đó, SKU chỉ liên quan đến các hàng hóa có sẵn và sẵn sàng cho giao dịch, không liên quan đến các hàng hóa đã được đặt hoặc đang chuyển tiếp vào kho.
Khi một công ty nhận được hàng từ nhà cung cấp, họ có quyền được lựa chọn duy trì SKU của nhà cung cấp hoặc tự tạo ra SKU mới. Miễn sao phù hợp và thuận tiện cho công ty là được. Tuy nhiên từ các kinh nghiệm cho rằng mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ vì vậy nên tự tạo ra mã SKU riêng.
Tóm lại, trong lĩnh vực quản lý kho hàng, SKU là một công cụ hữu ích giúp bạn tìm kiếm sản phẩm nhanh chóng, dễ dàng và khoa học.
>>> 12 Cách quản lý kho hàng, hàng tồn kho hiệu quả
2. Tại sao phải đặt mã vạch sản phẩm?
SKU có chứa những ký hiệu riêng biệt mang ý nghĩa khác nhau cho từng danh mục sản phẩm. Chỉ cần nhìn vào SKU là có thể nhận biết các loại sản phẩm mà không cần quét hệ thống như Barcode. Vậy nên, thậm chí nó còn cần thiết hơn cả Barcode trong việc kiểm soát hàng hóa nội bộ.
Tuy nhiên đó mới chỉ là một phần nhỏ sự quan trọng của SKU thôi. Thực tế đã chứng minh rằng, một hệ thống SKU còn mang lại nhiều ưu điểm hơn nữa mà bất kỳ công ty nào cũng không nên bỏ qua.
Trải nghiệm mua sắm và giao diện cửa hàng
Nhờ có mã SKU mà bạn lập được bản đồ và tổ chức cửa hàng của mình để người mua sắm và nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các sản phẩm cần thiết. Bạn có thể phân loại sản phẩm theo nhiều cách khác nhau trong một hệ thống số SKU. Dù là phân loại theo bất kì tiêu chí nào: loại mặt hàng, bộ phận, bộ sưu tập hay nhà cung cấp,…
Bạn cũng có thể sắp xếp và quản lý các sản phẩm từ các tầng bán hàng đến các khu lưu trữ. Đây là ưu điểm nổi bật giúp bạn cải thiện việc bán hàng và giới thiệu trải nghiệm mới, đặt hàng cho người mua sắm.
Nếu không có mã SKU chắc hẳn việc quản lý sản phẩm sẽ trở nên khó khăn hơn nhiều, thâm chí còn xảy ra nhầm lẫn, sai sót. Trước những yêu cầu của khách hàng, nếu nhân viên tỏ ra loay hoay bối rối vì đã mất dấu vị trí sản phẩm sẽ để lại một hình ảnh rất tệ cho khách hàng.
Vì vậy, việc quyết định và thiết lập một hệ thống SKU sẽ giúp cải thiện khả năng đáp ứng và hiệu quả trong việc hoàn thành đơn đặt hàng hoặc trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng.
>>> Top 15 Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất; 10 Phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả
Cải thiện thanh toán và dịch vụ khách hàng
Với một hệ thống SKU được sắp xếp khoa học sẽ giúp cho các dịch vụ khách hàng và nhiệm vụ thanh toán trở nên trơn tru, chính xác. Bằng cách sử dụng số SKU trong hệ thống điểm bán hàng, đảm bảo được rằng hàng hóa và giá của sản phẩm luôn là điểm nổi bật.
Khi thanh toán, các giao dịch mua hàng không chỉ được thực hiện với giá chính xác mà tổng số sản phẩm của bạn sẽ tự động trừ cho các mặt hàng đã bán. Thậm chí có thể biến số SKU của bạn thành nhãn mã vạch có thể quét được để quy trình thanh toán càng trở nên nhanh hơn.
Quản lý và lợi nhuận hàng tồn kho
Có thể bạn chưa biết nhưng lỗi quản lý hàng tồn kho là một trong ba nguyên nhân chính gây mất lợi nhuận của hầu hết các doanh nghiệp bán lẻ. Những tổn thất này là do bất kỳ số lỗi quản trị và nhập dự liệu nào. Càng để lâu, những lỗi nhỏ sẽ biến thành lỗi lớn ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của công ty.
Quả thật, nếu không tổ chức kho lưu trữ bằng cách sự dụng mã SKU sẽ rất dễ để mất theo dõi do tình trạng quá tải. Chưa kể nếu không xác định được vị trí của hàng hóa sẽ không biết mặt hàng nào hết, mặt hàng nào còn. Như vậy, các biện pháp khắc phục sẽ không còn là kịp thời.
Vì vậy, quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Đồng thời giảm thiểu các lỗi dễ xảy ra trong quản lý hàng tồn kho và tránh tổn thất cho công ty.
3. Hướng dẫn cách đặt mã SKU
Cách đặt SKU truyền thống và cơ bản nhất là bạn chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin của sản phẩm mà bạn muốn đưa vào mã SKU.
Trước tiên cần lưu ý một số thông tin sau nên đưa vào mã SKU, bao gồm:
- Thương hiệu
- Chi nhánh
- Danh mục sản phẩm
- Loại sản phẩm
- Phiên bản sản phẩm
- Size số
- Màu sắc
- …
Sau đó đặt các trường thông tin trên theo một thứ tự nhất định trong mã SKU. Sử dụng kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách giữa các trường. Trong trường hợp chỉ sử dụng một dạng là chữ hoặc số thì cần quy định mỗi trường thông tin là 1,2 hay 3 ký tự. Hoặc có thể sử dụng dấu “-” để phân tách các trường.
Bằng cách đặt mã SKU chỉ với một cụm từ ngắn bạn đã có thể đọc ra rất nhiều thông tin về một sản phẩm.
4. Một số lưu ý về cách đặt mã SKU hiệu quả
Đừng tham lam quá nhiều thông tin
Mã SKU biểu thị thông tin về sản phẩm nhưng không có nghĩa là bạn nhồi nhét đủ thứ thông tin vào đấy. Cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất mà có thể phân biệt được giữa các sản phẩm. Chọn các cách tối ưu số ký tự cho mã SKU nếu không muốn sinh ra những dòng mã dài dằng dặc.
Chú ý tới cách biểu diễn
Màu sắc, kích thước, loại và các biến thể khác của sản phẩm là những đặc tính cần phải kết hợp với SKU để xác định rõ một sản phẩm. Vì vai trò quan trọng này mà bạn nên tránh dùng số để biểu tượng cho một ý nghĩa nào đó.
Ví dụ: thoạt đầu bạn quy ước đỏ là 1, hồng là 11, tím là 12,.. mới nhìn trông có vẻ rất gọn gàng. Nhưng chỉ sau một thời gian, khi nhìn lại nó sẽ là một chuỗi số liệu rối rắm. Bạn sẽ quên mất ý nghĩa mà mình đã từng đặt là gì. Kể cả bạn có ghi chép ra một quyển sổ để giải mã thì nó cũng tốn rất nhiều thời gian.
SKU là một cách để bạn ghi lại các thông tin quan trọng của sản phẩm, vậy nên càng đơn giản càng tốt hơn cho tất cả mọi người và có hiệu quả hơn về lâu về dài.
Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU
Thật ra đặt mã SKU rất đơn giản thôi, cách thức cũng giống như khi bạn phân loại sản phẩm vậy. Có thể tuân thủ theo quy tắc đặt danh mục từ lớn đến đến nhỏ đối với công ty có nhiều mặt hàng khác nhau. Như vậy khi nhìn bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ nhanh chóng định danh được sản phẩm.
Bên cạnh đó, với một số trường hợp khác bạn có thể áp dụng theo quy tắc sau. Với mỗi sản phẩm, bạn cần xác định được thuộc tính quan trọng nhất dùng để phân biệt nó với các sản phẩm cùng loại.
Chẳng hạn, công ty bạn có rất nhiều áo màu đỏ với các loại size khác nhau thì việc xác định size sẽ giúp bạn thu hẹp phạm vi tìm kiếm trong bộ sưu tập một cách tức thì. Sau khi đã tìm được đặc điểm quan trọng mới đối chiếu đến các thuộc tính tiếp theo để tìm ra được sản phẩm chính xác nhất.
Những lưu ý về ký tự
Điều này vốn là khá đơn giản nhưng luôn cần lưu ý bởi chúng ta thường vô tình không nhận ra những rắc rối có thể xảy ra. Hãy nhớ luôn luôn tránh xa chữ O vì nó có thể bị nhầm lẫn là số 0 hay như chữ I với chữ l. Cũng tránh sử dụng “/” vì khi đưa vào Excel có thể sẽ định dạng SKU của bạn thành một ngày nào đó. Ngoài ra, các ký hiệu khác như >, <, @, #,… cũng dễ gây ra các sự nhầm lẫn.
Có một lưu ý nhỏ nữa dành riêng cho khách hàng là có thể bạn đã từng nhầm lẫn giữa mã SKU và UPC. Trong đó UPC (Universal Product Code) là mã gồm 12 chữ số được Tổ chức tiêu chuẩn toàn cầu ấn định. Nó được tạo theo một qui ước chung có sẵn vì thế được tiêu chuẩn hóa cho bất kì ai cũng có thể đọc và hiểu được.
Còn mã SKU chỉ được tối ưu hóa cho việc kiểm soát nội bộ. Như vậy, với cùng một sản phẩm, ở những công ty khác nhau sẽ có những SKU khác nhau nhưng chỉ có một mã UPC duy nhất.
Tóm lại, ngày nay SKU đã phổ biến trên toàn thế giới và được coi là chìa khóa dẫn đến một hệ thống quản lý tồn kho hiệu quả. Kết hợp với sự phát triển của các phần mềm quản lý bán hàng, SKU là một trong những đơn vị quan trọng nhất, giúp cho công việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhất. Có được một hệ thống SKU tốt là điểm nhấn để tối ưu hóa hàng tồn kho và giảm thiểu hầu hết những rủi ro không đáng có.
Qua bài viết trên, Uplevo đã cung cấp cho các bạn những thông tin chi tiết nhất về mã SKU. Mong rằng ngoài những kiến thức cơ bản mà mỗi người có thể tích lũy được thì cũng hy vọng các nhà kinh doanh hiểu sâu hơn về cách đặt mã SKU, góp phần giúp cho công việc kinh doanh của bạn ngày càng thành công.
